Wenn alle zu viel zu tun haben – Wie Ihnen der Fokus auf wenige Ziele hilft, die richtigen Dinge zu tun

Wer in seinem/ihrem Unternehmen OKR (Objectives und Key Result) einführt, hat eine Unternehmenskultur mit Fokus, Ausrichtung, Commitment, Transparenz und Stretching. Mehr dazu finden Sie hier .

Heute geht es darum, wie sich die richtige Fokussierung im Team auszahlt, die Zufriedenheit im Team sowie der Kunden und die Ergebnisse verbessert.

Zunehmender Druck durch immer mehr Wettbewerb, aber auch der rasante Fortschritt durch exponentielles Wachstum in vielen Lebensbereichen wie Technologie, Wissenschaft, wirtschaftliche Zusammenarbeit, neue Berufsfelder machen die Auswahl an Möglichkeiten oft unübersichtlich. Durch den erhöhten Stress kann dies zu Erstarren oder hektischem Handeln führen – sowohl bei jeder einzelnen und jedem einzelnen als auch beim gesamten Unternehmen.

Gut für alle, die dann genau wissen, wohin sie wollen und was sie im Blick haben wollen.

Definition Fokus: Das Wort Fokus kommt aus dem lateinischen und bedeutet: Herd/Feuerstelle. Der Duden bezeichnet es als Schwerpunkt oder auch Mittelpunkt des Interesses. Wer sich fokussiert, hat also einen Schwerpunkt, auf den er sich konzentriert und dort das Feuer immer am Brennen hält.

Wenn man die Feuerstelle aus dem Blick verliert, dann kann das Feuer erlöschen oder es gerät außer Kontrolle und lässt verbrannte Erde zurück. Deshalb ist es wichtig, dass der Fokus im Unternehmen klar definiert ist und nicht aus den Augen der Führungskräfte und ihren Teams gerät.

Wie finden Sie Ihren Fokus?

Im Grunde ist es ganz einfach: Die Unternehmensvision beschreibt das große Ziel, wozu wir als Unternehmen hier sind. Daraus ergeben sich Mission und konkrete strategische Ziele – die werden dann in Jahresziele heruntergebrochen.

Aber genau hier hören die meisten Unternehmen auf, weiterzumachen. Die Fokusthemen werden gar nicht erst beachtet, denn die Jahresziele wurden im Januar gefeiert und spätestens im April hat das Tagesgeschäft alle eingeholt. Wenn Sie da Mitarbeiter‘*innen des Unternehmens fragen, werden diese vielleicht noch eines der Ziele nennen können. Im Sommer geht jede*r mal in den verdienten Urlaub und im Dezember schauen alle auf die Ziele und sind über den Ergebnisstand fast so überrascht wie darüber, dass bald Weihnachten vor der Tür steht.

Ganz so schlimm ist es hoffentlich bei Ihnen nicht, aber es wäre doch viel besser, wenn die Ziele das ganze Jahr über im Fokus aller stehen würden.

Wozu den Fokus halten?

Wenn die Ziele im Blick aller sind, dann herrscht Klarheit darüber, was zu tun ist und welche Entscheidungen zu treffen sind. Sie und Ihr Team sind hoch fokussiert – auf die Maßnahmen und Ergebnisse, die auf Ihr Ziel und damit auf die Vision Ihres Unternehmens einzahlen.

Gerade wenn Zeit und Ressourcen limitiert sind, müssen wir wählen. Lassen Sie deshalb Überflüssiges weg.

„Die Leute denken, dass sich zu fokussieren bedeutet, zu den Dingen ja zu sagen, die man im Auge hat. Doch es bedeutet, dass man zu den anderen hundert guten Ideen nein sagt.“

– Steve Jobs

Es ist besser, wenn Sie wenige Dinge richtig gut machen, als alles nur so halb oder richtig schlecht. Die größte Herausforderung besteht darin, dass man auch wirklich gute Ideen weglassen muss, falls diese noch mehr zum Ziel beitragen würden.

So wird Wachstum auch in schwierigen Zeiten mit restriktiven Rahmenbedingungen möglich und ganz Neues kann sich schneller entfalten.

Mit der Fokussierung geht zudem einher, dass Erfolge schnell erkennbar werden – und Misserfolge auch. Somit können Sie schnell gegensteuern, wenn die falsche Richtung eingeschlagen wurde. Dadurch werden Sie in Ihrem Unternehmen immer mehr Dinge tun, die für alle sinnvoll und nachvollziehbar sind, und dies erhöht unter anderem die Zufriedenheit.

Netter Nebeneffekt: wenn Sie dies in Ihre Unternehmenskultur integrieren, können Sie zudem Entscheidungen besser abgeben, weil Ihr Team die Ausrichtung kennt und dadurch zielgerichtet entscheiden kann. Das entlastet Sie an der Führungsspitze und bringt Sie selbstlaufend zum Ziel.

Wie halten Sie den Fokus?

Nehmen Sie sich Fokuszeit mit Ihrem Team
Sorgen Sie dafür, dass Sie und Ihre Mitarbeiter*innen im kontinuierlichen Austausch stehen, um einander Feedback zu geben. Daraus können Sie neue Ideen sammeln, Ziele aktualisieren und veränderten Rahmenbedingungen anpassen und Gelerntes in den Alltag integrieren. Damit bleiben Sie in einer VUCA- Welt agil sowie flexibel und im Unternehmen bleiben die Fokusthemen im Blick.

Machen Sie Ihre Ziele erstrebenswert für alle
Dies können Sie verstärken, indem Sie immer wieder den Bezug zur Vision und Mission des Unternehmens herstellen und damit das „Wozu“ im Kopf aller bewahren.

Wenn Sie die Mitarbeitenden zu Beteiligten machen, sie Ziele durch deren Perspektive verändern sowie mitgestalten können und Einfluss auf die Zielerreichungsmaßnahmen haben, dann entsteht ein Spirit in Ihrem Team, der Commitment und Engagement fördert. Der Einsatz für diese Zielerreichung wird den Fokus im Tagesgeschäft mit Sicherheit beeinflussen. Jede*r im Team schaut darauf, wie er oder sie die Ziele verantwortungsvoll in seinen/ihren Alltag integriert und damit einen Beitrag zum Ganzen leisten kann.

Sorgen Sie für Limitierungen

Wenn Sie, wie Steve Jobs, “nein” zu so vielen Dingen sagen, um sich zu fokussieren, heißt das auch, dass Sie für Limits sorgen müssen.

Limitieren Sie die Zeit, in der Sie Ihre Ziele erreichen wollen: Drei Quartalsziele als Maßgabe für das Festlegen von Maßnahmen reichen völlig aus. Danach kann Ihr Team sehen, ob die Ziele angepasst werden, oder ob Sie die Initiativen ändern müssen. So können Sie auch immer wieder überprüfen, ob Sie bestimmte Dinge weglassen sollten, weil Sie nicht auf Ihr Ziel einzahlen.

Reduzieren Sie die Dokumentation auf das absolut notwendige.
Welche Formulare und Protokolle sind mehr zur Absicherung als zu irgendetwas sonst wichtig? Das Gleiche gilt für Ihre E-Mails. Reduzieren Sie diese, wenn Sie Ihren Zweck nicht (mehr) erfüllen.

Fredmund Malik hat die Empfehlung zur systematischen Müllabfuhr gegeben. Räumen Sie also auf. Meine Lieblingsfrage ist hier immer wieder: “Was machen wir besser nicht mehr?“

Schaffen Sie Zeit, in dem Sie sinnlose Ablenkungen vermeiden. Gibt es Zeiten, in denen Sie und Ihre Mitarbeitenden ohne Unterbrechungen arbeiten können? Muss wirklich immer jede*r erreichbar und auf Sendung sein? Hand aufs Herz – die Welt wird nicht untergehen, wenn Sie erst drei Stunden später eine Antwort bekommen.

Zuletzt sollten Sie Ihre Meetings auf den Prüfstand stellen:

• Sind alle Meetings notwendig?
• Was passiert, wenn das Meeting ausfällt oder seltener stattfindet?
• Braucht es immer diesen Teilnehmer*innen-Kreis oder reicht es, wenn einzelne Personen nur das Protokoll lesen oder nur für bestimmte Agendapunkte hinzukommen?
• Was würde passieren, wenn die Teilnehmer*innen selbst entscheiden würden, ob sie an dem Meeting teilzunehmen?
• Wie könnte die Qualität besser werden, dass alle teilnehmen wollen?

Der Glaube an die Zielerreichung erhalten
Zuversicht und der Glaube, dass man das Ziel erreichen kann, sind starke Helfer, wenn es darum geht, dass alle an einem Strang ziehen und zusammenhalten. Das ist gerade wichtig, wenn es kriselt und alles etwas schwieriger wird. Wie Teamentwicklung ein starker Helfer der Zuversicht ist, können Sie hier nachlesen.

Sichtbarkeit von Fortschritten
Damit Zuversicht erhalten bleibt, sind knallharte Fakten nötig. Wie wirksam sind unsere Maßnahmen? Diese Frage sollte ein transparentes System beantworten, das die Fortschritte mithilfe der Key Results (Schlüsselergebnisse) für alle zugänglich macht.

Dazu braucht es Kennzahlen, die möglichst früh als Indikator dienen, um zu zeigen, ob Sie die Ziellinie erreichen können. Vereinfacht dargestellt: Was nützt es mir, wenn ich den Monatsumsatz betrachte, wenn ich am Ende des Monats nichts mehr verändern kann? Ist es nicht hilfreicher zu sehen, wie viele Aufträge unterschrieben wurden? Oder wie viele Lieferungen bereits versendet wurden?

Finden Sie die Kennzahl, die bei Ihnen als Indikator für Wirksamkeit dient. Diskutieren Sie die notwendige Kennzahl mit Ihrem Team, um die passende zu finden. Keine leichte Aufgabe!

So kann jeder im Team für sich selbst reflektieren, ob das Richtige getan wird, um den Fokus im Blick haben, oder ob man nachsteuern muss. Das Team kann so eigenverantwortlich Entscheidungen treffen und selbständig handeln.

Haben Sie diese Voraussetzung geschaffen?

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Zahlen allen Betroffenen im Unternehmen zugänglich sind und jeder darauf schauen kann, wie die einzelnen Teams vorankommen. Das fördert den Austausch: „Wie habt ihr es geschafft?“ „Was braucht ihr?“ „Was können wir lernen?“

Zugespitzt:

Wer glaubt, nur die Mitarbeiter*innen benötigen Fokus, hat nur die halbe Miete erreicht. Wenn die Führungsspitze selbst die Fokussierung nicht ernst nimmt und sich selbst limitiert, dann hüpfen alle von einem wichtigen Thema zum anderen. Nicht nur, dass das alle im Unternehmen stresst, nein, es führt auch dazu, dass keiner mehr weiß, welche Maßnahmen und Ziele eigentlich wirksam waren.

Es braucht also viel Disziplin, sich auf zwei bis drei große Ziele zu konzentrieren und alles andere einfach mal sein zu lassen. Sind Sie bereit dazu?

Wenn Sie sich auch mehr Fokus in Ihrem Unternehmen wünschen, dann rufen Sie mich an.

Telefon: 0151-25278282 oder schreiben Sie mir eine Mail: info@fuehrungs-spitze.com