Und wer macht all die Arbeit? – Personalmangel: 15 Tipps, was mittelständische Unternehmen tun können Teil 2

Im ersten Teil zum Thema: „Wer soll all die Arbeit machen?“, habe ich viele mögliche Ansatzpunkte aufgezeigt, wie man Prozesse und Strukturen verändern kann, um den Personal- und Fachkräftemangel abzumildern. Doch all diese Maßnahmen sind nur halb so gut, wenn sie nicht auch durch eine gestärkte Unternehmens- und Führungskultur gestützt werden.

Schlechte Prozesse und Strukturen sind nervig und zahlreiche Studien zeigen immer wieder auf, dass bei Mitarbeiter*innen das Engagement sinkt oder sie sich zu einer Kündigung entscheiden, wenn die Atmosphäre im Team nicht stimmt bzw., wenn die Zusammenarbeit mit der Führungskraft nicht funktioniert.

Deshalb kommen wir im zweiten Teil zu den knallharten Themen: Unternehmenskultur und Führungskultur.

Alle Maßnahmen sollten auf diese abgestimmt sein, damit sie organisationsintern glaubhaft und für Bewerber*innen sichtbar sind. Nur, wenn alle drei Säulen ineinandergreifen, kann der Personalmangel abgeschwächt werden. (Ein funktionierendes und stimmiges Recruiting – Verfahren, Strukturen und Prozesse, die die Arbeit leichter machen und eine Unternehmenskultur, mit der sich alle im Unternehmen identifizieren können und die spürbar gelebt wird.)

Hier nun weitere

4 Tipps, wie Sie die Unternehmenskultur festigen können – und damit dem Personal- und Fachkräftemangel abmildern.

1.      Führungs- und Unternehmenskultur aktiv gestalten

Viele Kündigungen werden ausgesprochen, weil die/der Vorgesetzte einfach nicht richtig geführt hat. Der Einfluss der Führungskraft ist trotz der Zunahme von selbstorganisierten Teams nach wie vor groß, zumal viele Teams noch lange nicht zu 100 % selbstorganisiert sind.

Agilität und New Work werden als die große Wunderwaffe gegen den Personalmangel gesehen. Doch ein tieferer Blick ins Silicon Valley zeigt, dass auch dort nicht alles Gold ist, was glänzt. Keine Frage, Arbeit sinnvoll, menschenwürdig und mit viel Freude aufgeladen ist durchaus erstrebenswert und wir können alle viel dazu beitragen, dass uns das irgendwann gelingt. Doch noch sind viele Unternehmen höchstens erst auf dem Weg zu New Work.

Führung muss neu gedacht werden, denn sie ist der Ursprung für die Unternehmenskultur. Oft unterschätzen Führungskräfte ihren Einfluss auf die Unternehmenskultur, doch tatsächlich richten sich Mitarbeiter*innen sehr stark nach dem Verhalten und den Prioritäten der Führungskräfte aus.

Ein Blick auf die eigene Führungskultur kann viele Ideen liefern, wie Sie Ihr Team zu einem erfolgreichen, strukturierten und engagiertem Team führen können. New Work ist weit mehr als wohlfühlen, eine geringe Wochenstundenzahl und Home-Office. Es bedeutet auch Prozessklarheit, Iteration, kontinuierliches Lernen, ein klares Growth-Mindset, Reflexion und Feedback und vieles mehr, was hier gar nicht alles aufgeführt werden kann.

Eine moderne Führungskultur angepasst an die neue Generation von Arbeitnehmer*innen wird immer wichtiger, um auch Talente sowie Experten*innen anzuziehen und halten zu können. Aber auch, um Innovationen zu entwickeln und wettbewerbsfähig zu bleiben. Führung neu gedacht – eine spannende Reise kann für Sie und Ihr Team beginnen.

Dazu braucht es zunächst eine klare Kulturanalyse. Um die Unternehmenskultur voll zu verstehen, sollten auch die informellen und eher verborgenen Elemente betrachtet werden. Dies kann auch die Ausgangsbasis sein, um eine Wunsch-Unternehmenskultur zu erarbeiten und das Unternehmen mehr in Richtung Sollkultur zu steuern. Dabei ist es wichtig, dass aus allen Bereichen Mitarbeiter*innen dabei sind, damit die Unterschiede in den Abteilungen und Teams deutlich und Subkulturen erkannt werden. Subkulturen sind nichts Schlimmes, im Gegenteil, sie können sehr hilfreich sein, weil manchmal in einem Team/Abteilung die Anforderungen unterschiedlich zum Rest des Unternehmens sind. So bleibt die Kultur flexibel in Bezug auf Umwelt und Anforderungen. Wichtig ist in diesem Falle, hinzuschauen, wie wir mit diesen Unterschieden umgehen und wie wir ein wertschätzendes Verhalten gegenüber anderen Herangehensweisen im Unternehmen haben. Toleranz und Flexibilität sollten wichtige Werte in einem solchen Unternehmenskontext sein. Die Diversität der Teams kann neue Ideen und Verbesserungen für andere Bereiche ergeben und ein voneinander Lernen eine Bereicherung für alle sein.

2.      Cultural Fit:

Ob ein*e Mitarbeiter*in zu einem Unternehmen passt oder nicht, beruht heute nicht allein auf deren fachlichen Kompetenzen. Vielmehr braucht es eine Übereinstimmung in den Leitwerten, der gemeinsamen Zielsetzung/Mission, im gemeinsamen Mindset,  Verhaltensweisen und Ritualen in alltäglichen und speziellen Situationen. Erst wenn beides passt, fachliche Qualifikation und Cultural Fit, kann eine produktive und wertvolle Zusammenarbeit entstehen. Dies ist in Zeiten von Personalmangel natürlich erst mal ein Luxus, den sich nicht alle leisten können. Denn sie sind froh, wenn es überhaupt Bewerber*innen gibt, der/die fachlich einigermaßen passen.

Doch eine*n Mitarbeiter*in fachlich weiterzuentwickeln geht oft viel schneller, als deren Mindset zu verändern oder deren Werteorientierung.

Hinzu kommt der Gewinn für beide Parteien, wenn die Mitarbeitenden eine gemeinsame Mission haben, die für beide Sinn ergibt. Dies fördert das Engagement und die Identifikation mit dem Unternehmen. Freude und Spaß an der Arbeit wächst.

Deshalb ist es sinnvoll, sich mit dem Cultural Fit schon im Bewerbungsprozess zu beschäftigen, damit der/die neue Mitarbeiter*in auch lange ein/e motivierte/r und engagierte/r Mitarbeiter*in bleibt.

Ist die Unternehmenskultur bekannt, kann ein Unternehmen Fragen von Bewerber*innen in Bezug auf Unternehmenswerte und wie sie gelebt werden, besser beantworten. So kann das Zusammenpassen auf beide Seiten qualitativ besser abgeglichen werden. Denn die Bewerber*innen legen heute immer mehr Wert auf gemeinsame Werte, Missionen und Verhaltensweisen. Und umgekehrt achten Organisationen im Auswahlverfahren auf ein gemeinsames Zusammenpassen, sei es durch gezielte Fragen im Bewerbergespräch, das Achten auf Verhaltenstendenzen im Assessment-Center oder durch (Vorab-)Testverfahren.

Ist der/die Bewerber*in eingestellt, braucht es ein auf die Bedürfnisse des/der neuen Mitarbeiters*in und des Unternehmens abgestimmtes Onboarding Programm. Hier ist es entscheidend, dass der/die Mitarbeiter*in erlebt, was ihr/ihm im Bewerbungsprozess versprochen wurde.  Anderenfalls ist die Gefahr zu hoch, dass noch während der Probezeit der/die Mitarbeiter*in wieder kündigt. Falsche Erwartungen führen zu einer schnellen Fluktuation und damit auch zu einem Imageverlust.

Cultural Fit geht für mich aber auch ein Stückchen weiter, als nur den Bewerbungsprozess zu verbessern. Kultur und Menschen verändern sich mit der Zeit, in kleinen, kaum spürbaren Schritten. Deshalb ist es immer wieder wichtig, dass Führungskräfte und Mitarbeitende im Gespräch bleiben, ob noch stimmig ist und so gelebt wird, wie sich das alle erhoffen. Deshalb sollte die Führungsspitze in Abständen von 3 bis 5 Jahren mit allen in der Organisation gemeinsam reflektieren. Was sollten wir beibehalten, verstärken, verändern oder weglassen? Das Bewusstsein für die eigene Kultur wird somit gestärkt und für alle im Alltag erlebbar gemacht. Unternehmenskultur wird wichtiger als Wettbewerbsvorteil – nicht nur, wenn es um Personalmangel geht, auch Konsumenten achten auf eine nachhaltige, wertschätzende Politik im Unternehmen.

3.      Teamentwicklung:

Oft höre ich von meinen Kunden*innen, dass sie das Thema Teamentwicklung verschieben wollen, bis sie alle an Bord haben. Doch bis das der Fall ist, ist viel Zeit vergangen und das Team ist immer noch nicht vollständig – weil jemand krank oder im Urlaub ist bzw. gekündigt hat. Irgendetwas ist immer, wenn Sie Personalmangel haben.

Doch gerade jetzt, ist ein starkes Team von Vorteil, denn jeder braucht mal Hilfe. Gerade in Zeiten des Personalmangels. Wenn sich das Team aufeinander verlassen kann und Vertrauen aufgebaut hat, dann ist es leichter, um Hilfe zu bitten und einfacher zu helfen, selbst wenn man gerade selbst viel zu tun hat. Kommunikation und Absprachen sind viel leichter zu treffen und das Team wird sich schneller einigen, auch oder gerade weil im Team kontrovers Themen besprochen werden können. Je größer die psychologische Sicherheit im Team (also je größer die Sicherheit auch mal ein Risiko einzugehen zu können ohne negative Konsequenzen), umso offener und transparenter wird sich jeder im Team an Diskussionen und Entscheidungen aktiv beteiligen und diese dann auch mittragen, wenn sich das Team geeinigt hat. Dies verringert Reibungsverluste durch Konflikte und Konkurrenzdenken.

Um dann zu erkennen, ob man durch das eigene Tun oder das eigene Team zum Gesamtergebnis beitragen hat, braucht es auch eine Transparenz und einen Überblick durch jeden einzelnen, wie die Prozesse zusammenlaufen, einander unterstützen und voneinander profitieren. Sollte sich herausstellen, dass ein Prozess den anderen behindert, verlangsamt oder stoppt, dann sollte hier über eine Prozessänderung dringend nachgedacht werden. Nur wenn alle im Unternehmen die Gesamtzusammenhänge verstehen, kann auch die viel geforderte Wertschätzung und Anerkennung stattfinden. Gleichzeitig verringert dies auch eine Kultur des Fehlersuchens und -findens. Es geht dann mehr darum zu schauen, was getan werden kann, wie kommuniziert werden soll, damit es für das Endergebnis und den Kunden besser wird. Dies führt zu einer höheren Eigenverantwortung und Verantwortung für den gesamten Prozess und zu einer Lösungs- und Ergebnisorientierung, die wir uns nicht nur von unseren Mitarbeiter*innen, sondern auch von uns selbst mehr wünschen.

4.      Wohlfühlen im Team:

Damit sich Mitarbeiter*innen im Team wohlfühlen, braucht es den Blick auf das geistige, körperliche und emotionale Wohlbefinden. Um zu erkennen, wie es im Team darum bestellt ist, sind Einzelgespräche außerhalb von Mitarbeiterjahresgesprächen notwendig. Die müssen gar nicht so lange sein, aber ein regelmäßiges Nachfragen und genaues Hinhören, kann viele Ideen geben, was Sie zum Wohlfühlfaktor in Ihrem Team beitragen können.

Das ist nicht nur nice to have, sondern wirklich eine Produktivitätssteigerung. Oder können Sie sich gut organisieren, wenn Ihnen Ihr Rücken schmerzt, weil Ihr Stuhl einfach unbequem ist?

Sie können also auf sehr vielfältige Weise das Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen steigern. Um einige Beispiele zu nennen für das geistige Wohlbefinden:

Das beginnt schon mit einer Rolle, die den Stärken Ihrer Mitarbeiter*innen gerecht wird und aus deren Sicht sinnvoll ist. Aber auch, indem Sie dem Bedürfnis nach Autonomie gerecht werden und die Mitarbeiter*innen eigene Entscheidungen treffen lassen. Auch Möglichkeiten zur Weiterbildung und Persönlichkeitsentwicklung können das geistige Wohlbefinden verbessern. Wie gesagt – alles in Maßen, sodass es keine Überforderung gibt.

Für das körperliche Wohlbefinden braucht es nicht nur die oben genannte ergonomisch wertvolle Büroeinrichtung, Arbeitsmaterialien und Pflanzen. Viele Unternehmen bieten Sport und Entspannungskurse an. Das fördert nicht nur die körperliche Gesundheit, sondern auch, dass sich Mitarbeiter*innen über die eigenen Bereiche hinaus kennenlernen und austauschen. So entsteht mit Leichtigkeit Verständnis füreinander und auch für die Aufgaben der anderen.

Für das emotionale Wohlbefinden braucht es eine vertrauensvolle Atmosphäre, und einen wohlwollenden Umgang miteinander. Also jeder glaubt, dass die Kolleg*innen alles mit einer positiven Absicht und mit allen ihren Potenzialen einbringt. Auch eine positive Fehlerkultur unterstützt, dass sich alle wohlfühlen.

Es gibt bestimmt noch viele andere Möglichkeiten, dass sich Ihre Mitarbeiter*innen wohlfühlen in Ihrem Unternehmen. Ich freue mich auf weitere Beispiele in den Kommentaren.

Zugespitzt

In der Unternehmens- und Führungskultur wird erst das ganze Potenzial der Mitarbeiterbindung deutlich. Nicht nur im Verhalten an der Oberfläche erkennen wir die Kultur im Unternehmen, auch die Werte und Überzeugungen, die dahinter stehen, machen die Kultur aus. Hierfür ein tieferes Verständnis zu bekommen und gleiches in den Teams und Unterschiede zu identifizieren, führt zu einem besseren Verständnis, Wertschätzung und Anerkennung. Am Ende führt dies dazu, dass jeder, der zu sich selbst ehrlich genug ist, auch erkennt, ob dieses Unternehmen zu ihr/ihm und sie/er zum Unternehmen passt. Dies kann den faktischen Personal- und Fachkräftemangel in einigen Branchen nicht ändern, aber es kann der einzelnen Organisation helfen, die Menschen zu finden, die gerne und engagiert an der Gestaltung und am Erfolg des Unternehmens mitwirken wollen.

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