Und wer macht all die Arbeit? – Personalmangel: 15 Tipps was mittelständige Unternehmen tun können Teil 1

Der Personalmangel ist für Führungskräfte und Mitarbeitenden im gleichen Maße mit viel Frust verbunden.

Die Umsätze stagnieren oder sinken, weil Aufträge abgelehnt werden müssen, die Produktivität sinkt, die Belastung der Mitarbeitenden wird zu viel, die Krankenstände steigen, die Mitarbeitenden sind immer weniger bereit Überstunden zu machen, weil schon so viele gemacht wurden. Kunden wandern ab, weil sie zu lange warten müssen, der Service nicht wie gewohnt ist, ….

Eine Abwärtsspirale die nicht überall, aber in vielen Branchen da ist oder gerade beginnt zu greifen. Laut einer Studie von Statista spüren 43,2% der Befragten im Unternehmen den Fachkräftemangel schon jetzt. Stellen werden laut Bundesagentur für Arbeit nach ca. 135 Tagen im Durchschnitt besetzt.

Gleichzeitig gibt es aber auch weltweit einige große Unternehmen und Startups, die jetzt Mitarbeiter entlassen. Wie sich der Arbeitsmarkt mit all den Krisen entwickelt, kann keiner voraussagen, aber zu früh entlassen, Kurzarbeit einsetzten, kann am Ende dazu führen, wenn sich alles beruhigt hat, die besten Mitarbeiter*innen woanders sind. Gastronomie, Pflege, Tourismus spüren nun, was es bedeutet, wenn Arbeitnehmer*innen das Gefühl von Arbeitssicherheit verlieren: Sie wandern ab. Eine ausgewogene Personalpolitik ist hier nicht einfach zu finden. Der Arbeitsmarkt ist ein Zeichen für Ambiguität, was wir von der VUCA Welt kennen.

Viele Ursachen für den Personalmangel:

Es gibt viele Ursachen für den Personalmangel: demografischer Wandel, die junge Generation hat gar nicht mehr zum Ziel sich ein lebenslang an ein und dasselbe Unternehmen zu binden. Hinzukommt, dass immer mehr Angestellte lieber keinen Vollzeitjob übernehmen möchten, sondern mit Teilzeit und neuen Arbeitszeitmodellen den Work – Life Blending Lebensentwurf verwirklichen wollen. Die Pandemie und andere Krisen haben das Problem verschärft. Und bestimmt gibt es auch noch viele andere Gründe. Doch diese möchte ich an dieser Stelle nicht auflisten, da es in diesem Blogartikel um Ideen geht, was können Unternehmen, Führungskräfte tun, um den Personalmangel im Unternehmen zu verringern.

Maßnahmen um neue Mitarbeiter*innen zu gewinnen

Natürlich denken viele zuerst an die Mitarbeitergewinnung, wenn wir an Personalmangel denken. Die Maßnahmen hierzu sind wichtig und richtig, ich selbst bin aber kein Recruiting -Experte und überlasse dieses Thema gerne denen, die es können. Nichtsdestotrotz werde ich in den unten genannten Punkten auch immer wieder auf den Recruiting-Prozess verweisen, da er eng mit Organisationsstrukturen und – kultur verbunden ist.

7 Tipps, was Unternehmen und Führungskräfte auf struktureller und prozessorientierter Ebene gegen den Personalmangel tun können

Bitte wundern Sie sich nicht, Sie bekommen heute 7 Tipps und in den nächsten Teilen kommen die anderen 8 Tipps dazu😊

Umstrukturierungen in den einzelnen Bereichen, können schon sehr schnell für Entlastung sorgen, ohne dass neues Personal eingestellt wird und kann so zur Entlastung und mehr Arbeitszufriedenheit führen. Bei vielen Maßnahmen empfehle ich aber auch die menschliche Komponente nicht zu vergessen und die Menschen in die Entscheidungen und Prozesse mit einzubeziehen und ihnen auch ausreichend Zeit und Raum zu geben, sich an die Veränderungen zu gewöhnen. Denn nur wenn die Menschen für die Veränderungen ihr Commitment geben, werden sie diese auch umsetzten.

1.      Digitalisierung:

Viele Arbeitsschritte und Aufgaben können heute digitalisiert und automatisiert werden. Und viele mittelständige Unternehmen haben sich auch schon mit Digitalisierung beschäftigt, aber noch nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft. Dieser Fokus rückt nun bei vielen ins Zentrum, um Entlastung zu schaffen. Doch manche Branchen haben erst in Zeiten von Corona begonnen aufzurüsten. Gerade bei einfachen und routinegeprägten Aufgaben kann man hier schnell Entlastung erreichen. Auch aufeinander abgestimmte Programme helfen Abläufe zu vereinfachen, wie im Einkauf, Marketing und/oder Produktion, die Kommunikation unter den Abteilungen zu vereinfachen und zu verbessern, weil sie allen die gleichen Informationen zeitnah zur Verfügung stellen.

So unterstützen auch digitale Kommunikationstools die schnelle und einfache Kommunikation, sofern sie sinnvoll von allen genutzt werden und jeder mitmacht. Hier braucht es Schulungen und auch klare Kommunikationsregeln im Unternehmen, die auch von allen eingehalten werden. Digitalisierung kann unterstützen, am Kunden direkt den Service zu verbessern.

Branchen wie zum Beispiel die Gastronomie nutzten schon digitale Tools, um dem Personalmangel entgegenzuwirken: Essensbestellungen via Tablet, Reservierungen bequem online, Check – in im Hotel online, … Und als Nebeneffekt finden viele Kunden es durchaus bequem sich nicht an die Öffnungszeiten zu halten, um eine Reservierung vorzunehmen oder am Check – In in einer Schlange an der Rezeption zu stehen. Wer noch nicht so weit mit der Digitalisierung ist, der hat jetzt auch gute Möglichkeiten stattliche Hilfen zu beantragen.

2. Strukturen und Prozesse anpassen:

Ebenso entlastend kann es für alle sein, wenn Sie sich genau anschauen, ob Sie wirklich noch alle Meetings brauchen. Immer wieder stöhnen insbesondere die Führungskräfte aus dem mittleren Management, dass sie in zu vielen Meetings festsitzen, die alle auch vorbereitet und nachbereitet werden müssen, so dass zu wenig Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt. Muss das in einem Meeting besprochen werden? Kann diese Besprechung nicht auch mit einem kleineren Kreis durchgeführt werden?

Sind die Ziele des Meetings auch klar benannt und gibt es zu jedem Meeting auch im Vorfeld eine Agenda, damit sich alle vorbereiten können und sich über die wichtigsten Themen bereits im Vorfeld wichtige Infos eingeholt haben. Werden in den Meetings bestimmte Themen immer wieder angesprochen, ohne sie zu lösen? Was braucht es, um diese dann zu lösen? Vielleicht braucht es andere Ansprechpartner oder andere Formate….

Aber auch in der Dokumentation kann es sinnvoll sein ab und zu mal nachzusehen, ob nicht das eine oder andere gar nicht mehr dokumentiert werden muss, weil die Infos an anderer Stelle bereits existieren, leichter digital beschafft werden können oder die Kontrolle nicht (mehr) notwendig ist. Es gibt viele Gründe, weshalb einstmals wichtige Dokumentationen nicht mehr notwendig sind. Durchforsten Sie Ihre Dokumentation kritisch.

Und fragen Sie ihre Mitarbeiter*innen, ob alle Prozesse im Ablauf effektiv und effizient sind. Welche Verbesserungsmöglichkeiten sehen sie? Oft werden Abläufe so gemacht, weil wir das schon immer so machen. Dabei werden andere Heangehensweisen nicht in Betracht gezogen, die aber ein schnelleres Vorgehen ohne Qualitätsverlust ermöglichen könnten. Deshalb ist es wichtig, nicht nur als Führungsspitze auf die Prozesse zu achten, sondern auch die Mitarbeitenden zu fragen, was Sie verändern würden. Da entstehen oft wertvolle Hinweise, auf die man in der oberen Führungsebene einfach nicht kommt. Der kritische Blick von oben und von innen kann zu neuen Prozessen und Innovationen führen, an die keiner für sich allein gedacht hat.  Nutzen Sie dieses Potential für sich.

Aber auch eine Überprüfung, ob nicht flachere Hierarchiestrukturen und Entscheidungsprozesse so nahe wie möglich beim Verantwortlichen zu lassen eine Möglichkeit wäre alle zu entlasten und zu motivieren. Nicht nur, dass hier zusätzliche Rückversicherungen bei den Vorgesetzten zu Zeitaufwand und erneuten Kommunikationsaufwand führen, in dem es unzählige Missverständnisse geben kann. Auch die Geschwindigkeit kann sich dadurch erhöhen, sofern die Entscheidungen möglichst direkt bei dem betroffenen Mitarbeitenden getroffen werden kann. Dies öffnet Möglichkeiten, dass mehr Personalkapazitäten frei werden. Und gleichzeitig ist dies auch ein Instrument der Mitarbeiterbindung, denn je mehr Handlungs- und Entscheidungsspielraum bei den Beteiligten desto größer die Zufriedenheit.

Und wenn Sie schon dabei sind, dann kehren Sie Ihre Stellenbeschreibungen aus dem Aktenschrank und werden flexibler, indem Sie Rollen festlegen, also Aufgaben bündeln, die zu einer Verantwortlichkeit gehören und dann diese Rolle klar erklärt, wofür der Rolleninhaber im Unternehmen sorgt. Dies hat zwei Vorteile, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern und auf einmal eine unvorhergesehene Aufgabe hinzukommt, ist klar, wer sich darum kümmern muss und zum anderen werden so nochmal der/die  Ansprechpartner*in im Unternehmen klarer; Recherchearbeiten oder Absprachen, wer verantwortlich ist entfallen.

Zuletzt können durch Rollendefinition die Entscheidungen beim Rolleninhaber platziert werden, so dass Abstimmungen mit Vorgesetzten und Kollegen weniger häufig notwendig sind.

Achtung dies entlässt den Rolleninhaber nicht davon andere, auf die sich die Entscheidung in diesem Moment auswirken kann, nicht zu konsultieren und/oder zu informieren, damit diese auch reagieren können. Sie merken schon, dass braucht etwas Zeit, bis sich eine solche Kultur etabliert hat und sich alle daran gewöhnt haben. Feedbackschleifen und Reflektionen unterstützen den Prozess, bis alle wissen, wie der beste Weg in Ihrem Unternehmen ist. Status und Egoismen müssen bei solchen Change Prozessen hintenanstehen. Dies ist nicht immer leicht, auch wenn dies keiner sich gerne eingesteht: Wer gibt schon gerne offen oder sich selbst gegenüber zu, dass er/sie seinen/ihren Status verteidigen möchte oder ganz egoistisch an sich denkt.

3.      Onboarding Prozesse initiieren und umsetzten:

Der/die neue Mitarbeiter*in sind an Board und haben ihren ersten Tag. Ab hier beginnt die Einarbeitung auf fachlicher Ebene, die Kenntnisse über Strukturen im Unternehmen, aber auch die Integration in die Unternehmenskultur. Je klarer die Prozesse und Schritte der Einarbeitung abgestimmt sind und auch eingehalten werden, um so mehr bekommen alle im Team – einschließlich der Führungskraft – ein Gespür, ob es ein Match wird. Gleichzeitig ist die Aufmerksamkeit auch ein Zeichen der Wertschätzung gegenüber dem/der neuen Kollegen*in und zeigt Interesse an ihm/ihr. So kann eine emotionale Bindung zum Unternehmen aufgebaut werden, die sicherstellt, dass die Personallücke nicht nur kurzfristig oder nur auf dem Papier gelöst ist, sondern auch qualitativ.

4.      Investment in Menschen: Karriere innerhalb und außerhalb der Hierarchie:

Wenn wir über Personalmangel reden, dann sollten wir auch darüber reden, dass sie in die Menschen in Ihrer Organisation investieren, und zwar in deren Bildung, Wissen und Routinen. Damit meine ich auch, dass Sie Geld investieren sollten in die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter*innen. Und gerade in schwierigen und umsatzschwächeren Zeiten ist hier die Hemmung sicherlich größer. Doch gerade so kann ein Impuls durch eine Weiterbildung von außen oder interne Schulungen neue Ideen und Impulse bei jedem einzelnen hervorbringen und das Unternehmen wettbewerbsfähig machen. Dabei denke ich nicht nur an Fachschulungen, sondern auch an Seminare zur Persönlichkeitsentwicklung und Soft Skill – Entwicklung.

Eine gute Ausbildung, Weiterbildungsmöglichkeiten, die sich nicht nur auf die konkrete aktuelle Position beziehen, sondern auch eine Vorbereitung für eine zukünftige Rolle jenseits der jetzigen Abteilung zu ermöglichen, werden immer attraktiver. Manche Unternehmen gehen sogar noch weiter und bezahlen auch Seminare und Weiterbildungen, die überhaupt nichts mit dem Beruf zu tun haben. Natürlich nicht uneigennützig, denn diese Seminare können den Blick der Mitarbeiter*innen öffnen, der dann auch den Blick auf den eigenen Tätigkeitsbereich im Unternehmen weitet und Innovationen und Ideen entstehen können.

Dies zeigt auch, dass Karrieren heute nicht nur in vertikaler Hinsicht gelebt werden, sondern auch in alle Richtungen möglich sind. Wenn alle im Unternehmen zum größten Teil ihrer Zeit das machen, was ihrem Zweck der Existenz dient (John Strelecky: The Big five). So kann Arbeit ein Teil des Lebens jedes einzelnen werden, ohne dass man sich Teilen muss in eine*n Geschäftsmann/frau und eine private Person.

Und nicht zu vergessen: Weiterentwicklung der Mitarbeiter*innen führt oft auch zu mehr Eigenverantwortung und selbständigen Handeln im Unternehmen: Das Selbstvertrauen, die Bindung und Identifikation sowie die Motivation steigen. Das investierte Geld in Weiterbildung wird sich auf jeden Fall für Sie mit einer hohen Rendite auszahlen.

Ein weiterer wichtiger Effekt ist, dass ich über Weiterbildungen nicht extern Know-How einkaufen muss, sondern intern entwickle und dies manchmal schneller geht im Vergleich dazu, dass ich neue Mitarbeiter*innen einstelle und diese nicht nur inhaltlich einarbeiten sondern auch ins Team integrieren muss.

5.      Flexible Arbeitszeitregelungen:

Ein beliebter Begriff gerade bei Jüngeren ist: Work-Live Blending, also Leben und Arbeiten gehen fließend zusammen und sind keine zwei getrennte Bereiche mehr. Damit sind wir nicht weit weg von der Diskussion über neue Arbeitszeitmodelle.

Immer mehr Menschen wünschen sich zu arbeiten, wann immer und wo immer es für sie sinnvoll ist und es in ihren Lebensrhythmus hineinpasst. Dabei geht es nicht allein darum, wann beginne ich mit der Arbeit, wann mache ich Pausen und wann endet die Arbeit. Es geht auch darum wieviel arbeite ich. Die Bedürfnisse ändern sich je nach Lebensphase:

Bin ich gerade Single, am Anfang meiner beruflichen Laufbahn, Familienmensch oder gehe ich auf die Rente zu oder brauche ich eine Auszeit, um mir einen Lebenstraum zu erfüllen… Die Bedürfnisse sind vielfältig und individuell.

Deshalb gibt es auch nicht eine one-fit-all Lösung. Optimal wäre es mit jedem eine individuelle Lösung zu finden, das wird aber im betrieblichen Alltag auch nicht funktionieren. Die Lösungen sollten im Team diskutiert werden, was kann das Team stemmen, ohne dass andere Kollegen überlastet werden, nur damit eine*r im Team seinen Traum leben kann.

Meine Erfahrung zeigt, dass mehr möglich ist als man sich zunächst vorstellen kann und Vertrauen und Ehrlichkeit sich selbst und den Kollegen gegenüber eine wichtige Basis ist, damit alle von flexiblen Arbeitszeiten profitieren können. Machen Sie doch mal ein Teammeeting, wie das Team sich die Arbeitszeiten wünscht und was das Team für Möglichkeiten der Umsetzung sieht.

6.      Arbeiten in einem Arbeitsumfeld, in dem man sich wohl fühlt:

Ich habe es schon oft erwähnt:  eine Dartscheibe oder ein Kickertisch schaffen noch nicht eine Wohlfühl – Arbeitsatmosphäre.

Es braucht einen Blick auf das Ganze: Raumgestaltung (kann ich den Arbeitsplatz wechseln, mal im Stehen, mal im Sitzen arbeiten, Einrichtung,…) Arbeitszeiten (siehe oben, aber auch für ausreichend Pausen sorgen), Homeoffice, hybrides Arbeiten, Teamwork und Austauschmöglichkeiten über das eigene Team hinaus, Fehler- und Vertrauenskultur, spielerische Elemente einbauen in den Arbeitsalltag, Humor und Spaß, Weiterbildungen, passende Unternehmenskultur, in der sich die Mitarbeitenden wohl fühlen,…

Es gibt viele Möglichkeiten das Arbeitsumfeld so zu gestalten, dass die Menschen gerne dort hingehen. Auch hier gilt es im Austausch mit den Menschen in der Organisation zu sein und zu schauen, was brauchen diese. Genauso wie das Bedürfnis nach der „richtigen“ Arbeitszeit ist auch das „richtige“ Arbeitsumfeld divers, genauso wie wir Menschen. Also fragen Sie Ihre Mitarbeiter*inn was für sie richtig ist, denn da bekommen Sie die besten Antworten.

7.      Schaffen Sie Raum, um Mitarbeiter*innen Dinge zu ermöglichen:

Ein Unternehmen sollte Strukturen und eine Führungskultur schaffen, die es jedem einzelnen und vor allem den Teams ermöglicht ihre Arbeit bestmöglich auszuführen. Dazu gehört das Vertrauen in die Mitarbeitenden, dass sie im Interesse des Unternehmens agieren und ich sie einfach ihren Job machen lasse und Ihnen den Rücken freihalte, gleichzeitig aber auch erkenne, wann muss ich als Führungskraft/Koordinator eingreifen, und zwar sowohl was die Ressourcenverwaltung als auch Kommunikation und Zwischenmenschliches angeht. Also erkenne ich die Spannungen in einem Team oder kann das Team die eigenen Spannungen gut erkennen, benennen und auch sich Hilfe einholen.

Dies macht deutlich, dass hier die Fäden zum zweiten Teil, nämlich der Unternehmenskultur zusammenlaufen: Als Ermöglicher muss ein Unternehmen dafür sorgen, dass finanzielle Sicherheit, Ressourcenverfügbarkeit (heute gar nicht immer so einfach, bei langen Lieferzeiten und Ressourcenknappheit auf dem Weltmarkt in einigen Bereichen) sichergestellt sind, aber auch die Kommunikationswege effizient und zielorientiert verlaufen können und als dritte Säule auch die zwischenmenschlichen Beziehungen im Team und unter den Teams ausgewogen und förderlich sind.  Dazu aber mehr im zweiten Teil, in dem Sie die fehlenden 8 Tipps erhalten.

Zugespitzt

Alle Maßnahmen zur Struktur und Prozessarbeit brauchen eine gute Abstimmung mit dem Schmierstoff einer Organisation: Der Unternehmenskultur. Genau wie Peter Drucker sagte: „Culture eats strategy for breakfarst.“ Deshalb ist es wichtig, dass Unternehmen, die an Personalmangel leiden, sich mit Ihrer Unternehmenskultur auseinandergesetzt haben und auch klar benennen können, was ihre Kultur ausmacht. Nur so können die Maßnahmen passend zum Unternehmen und den Menschen darin abgestimmt werden und ermöglichen erst aktives, effektives, ergebnisorientiertes Handeln.

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