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Und wer macht all die Arbeit? – Personalmangel: 15 Tipps, was mittelständische Unternehmen tun können Teil 3

Wer den Personalmangel beheben will, sollte einen genauen Blick auf die gelebten Werte werfen. Denn Bewerber – und Kunden – achten sehr genau darauf. Wenn Sie also nicht nur Personal finden, sondern auch binden wollen, dann sollten Sie und möglichst alle Mitarbeiter über die Werte des Unternehmens bestens Bescheid wissen und diese auch dementsprechend umsetzten bzw. leben. Führungskräften kommt dabei, wie so oft, eine tragende Rolle zu.

Ich habe folgende vier Werte herausgegriffen, da diese, meiner Erfahrung nach, ausschlaggebend sein können, um Personalmangel zu verringern.

4 Tipps, wie Sie durch Wertehaltung dem Personalmangel begegnen können:

 

1.      Nachhaltigkeit:

Während die Unternehmen beim Cultural Fit mehr auf der individuellen Ebene, also Mitarbeitende und Unternehmen, achten, geht es beim Thema Nachhaltigkeit verstärkt um die gesellschaftliche Ebene.

Hier stellt sich die Frage, wie die Organisation als Ganzes in Bezug auf Ökonomie, Ökologie und Soziales nachhaltig arbeiten kann. Natürlich geht es hier auch um Werte und Sinnhaftigkeit, aber der Aspekt der Nachhaltigkeit erweitert sich um den gesellschaftlichen Nutzen. Somit stellt sich die Frage nach der gesellschaftlichen Verantwortung des Unternehmens. Zurecht wollen immer mehr Menschen für Unternehmen arbeiten, die der Gesellschaft einen Mehrwert geben. Deshalb kann bei der Auswahl eines Arbeitgebers wichtig sein, ob dieser nachhaltig in den drei genannten Themenfeldern agiert. Und zwar nicht nur auf einem Hochglanzpapier, sondern auch im Alltag. Ebenso achten auch immer mehr Kunden darauf, ob das Unternehmen umdenkt. Auch das kann ein Puzzleteil für die Wechselbereitschaft sein. Somit ist nachhaltiges Wirtschaften nicht nur für die Mitarbeitergewinnung wichtig, sondern auch für die Kundenbindung.

 

Die Bedeutung der Nachhaltigkeit zeigt sich in vielen Branchen. So zum Beispiel auch in der Landwirtschaft. Jahrelang gab es ausreichend Wasser und darum hat man sich weniger Gedanken über Sparmaßnahmen gemacht. Die Entwicklung bzw. der Fortschritt war mit Sicherheit bereits vorhanden, aber erst jetzt, wegen Wassermangels aufgrund des Klimawandels, beginnt das Umdenken: Es geht immer weniger darum, die Erträge zu erhöhen, sondern eher darum, die Verluste einzudämmen. Deshalb gibt es neue Bewässerungssysteme, die jetzt die Verdunstungsverluste eindämmen, indem die Bewässerung unter die Erde wandert. Das kann bis zu 30 % Wasser einsparen. Tolle Idee, doch entstand sie erst in der Not. Nachhaltig(er) wäre es, wenn wir uns bereits ohne Wassernot damit beschäftigt und investiert hätten. So wären gegenwärtige Bedürfnisse gedeckt und zukünftig würde keine Güterknappheit herrschen. Es wäre zumindest ein Baustein davon gewesen. Bitte nicht falsch verstehen – die Idee ist dennoch großartig und besser spät als nie!

Ökonomisch benötigt es einen Blick auf eine langfristige Finanzierungssicherheit. Das heißt, Investitionen und Innovationen müssen auch in Zukunft getätigt werden können. Liquidität muss gesichert sein (und damit auch die Gehaltszahlungen), Gewinnspannen müssen ausreichend attraktiv für Inhaber*innen und Investor*innen sein. Deshalb ist es wichtig, nicht nur auf die kurzfristigen Gewinne und die Ertragslage zu schauen, sondern auch langfristig solide KPIs zu entwickeln. Hier braucht es ein gutes Gespür für den Ausgleich zwischen Ökonomie und Ökologie. Zum Glück gibt es heute viele Beispiele an Organisationen, denen beides gelingt.

Im sozialen Bereich zeigt sich nun, wie neue Arbeitszeitmodelle im Schichtbetrieb zu mehr Zufriedenheit führen können, immer mehr Krankenhäuser bieten variable Dienste und Wunschfreiheit bezüglich Arbeitszeit an. Auch wenn dies bestimmt seine Grenzen hat, denn eine Versorgung der Patient*innen nicht nur unter dem Aspekt der Patientensicherheit, sondern noch besser unter dem Aspekt des Wohlfühlens der Patient*innen bräuchte es 24/7. Ich weiß, das ist für die Krankenhäuser im Moment eine Utopie. Aber eine, die aus meiner Sicht erstrebenswert wäre. Nicht nur, um den Personalmangel zu reduzieren.

Genau weil dies so wichtig ist, haben sich Unternehmen bereits Corporate Social Responsibility Programme selbst auferlegt, um der gesellschaftlichen unternehmerischen Verantwortung gerecht zu werden. Diese Programme dürfen keine reinen Marketingprogramme sein, sondern ernst gemeinte Instrumente, die sich auch in der Organisationsrealität wieder finden. Gerade Mitarbeitende merken schnell, wie ernst und wichtig es dem Unternehmen ist, dass diese Maßnahmen und Regeln eingehalten werden.

Personalmangel bedeutet Stress für alle
Personalmangel erzeugt Stress bei allen

2.      Gerechtigkeit:

Wenn wir uns Gedanken machen, wie wir Mitarbeiter*innen halten können, sollten sich Führungskräfte und Unternehmer*innen immer fragen, wie es um die Gerechtigkeit steht. Personalmangel heißt nicht nur Stress für die Mitarbeiter*innen, sondern auch für die Führungskräfte. Da kann es leicht mal passieren, dass man den Überblick verliert oder sich zu sehr auf das Selbstmanagement des Teams bezüglich Aufgabenverteilung verlässt.

So kann es passieren, dass genau jene, die besonders viel leisten, noch mehr aufgeladen bekommen – weil es eben zuverlässig und schnell geht. Auf Dauer ist dies aber keine Anerkennung und Lob für die High-Performer*innen, sondern eher eine Last und wird auf lange Sicht als ungerecht empfunden. Rückzug und (innere) Kündigung können die Konsequenzen sein. Bleiben Sie deshalb mit allen im Gespräch, fragen nach, wie und wer die Aufgabe lösen kann.

Manchmal sorgt schon eine einfache Terminverschiebung nach hinten für Entlastung. Das heißt auch, dass Key-Kompetenzen nicht mehr nur auf eine Person verteilt sind, sondern die Personalentwicklung dafür sorgt, dass Kompetenzen innerhalb des Teams so verteilt sind, dass eine Vertretung jederzeit möglich ist.  Der Grad ist schmal und wird nicht immer gelingen. Doch die Reflexion wird Ihnen und Ihrem Team helfen, Prioritäten effektiv zu setzten, Aufgabenverteilung gerecht zu organisieren und Verständnis aufzubauen.

Zur Gerechtigkeit gehört auch, dass die Führungskräfte den Mitarbeiter*innen den Rücken freihalten, sowohl gegenüber Kunden, als auch gegenüber der Geschäftsführung. Hier muss das Führungsteam eine offene und vertrauensvolle Feedback- und Fehlerkultur  entwickelt haben, um dementsprechend kommunizieren zu können, sollte etwas nicht im gewünschten Rahmen umgesetzt werden können.

Doch vorsichtig – der Personalmangel darf auch nicht als „Ausrede“ genutzt werden, wenn einzelne Mitarbeiter*innen oder Teams ihre Verantwortung aktuell nicht wahrnehmen. Es ist wichtig, dass alle zusammen auf einen konstruktiven Umgang achten. Das heißt, nur weil es gerade nicht geht, geht es dennoch nicht immer nicht. Es braucht dann Überlegungen und Anstrengungen oder neue Instrumente, die dem Team ermöglichen, den Arbeitsaufwand wieder zu meistern. Neue Mitarbeiter*innen einstellen ist nur eine Lösung. Weitere Lösungen können in der Struktur, Digitalisierung oder optimierten Prozessen liegen. Auch wenn dies ein Investment für das Unternehmen darstellt, kann dies langfristig zu mehr Wachstum führen und einen entscheidenden Vorsprung zu Mitbewerbern bieten. Loten Sie mit Ihrem Team die Möglichkeiten aus.

3.      Wertschätzung und Anerkennung:

Eigentlich ist dieser Punkt ein Teil einer positiven Führungskultur. Aber da Wertschätzung und Anerkennung nicht nur Führungskräfte geben sollten, habe ich mich entschlossen einen gesonderten Tipp daraus zu machen.

Wenn alle im Unternehmen daran interessiert sind, was die anderen Abteilungen machen, dann wird schnell klar: Gut, dass ich das nicht alles allein machen muss.

Ich kann als Einzelunternehmerin nur sagen, dass man nicht alles allein schafft. Auch ich hole mir für bestimmte Aufgaben freiberufliche Kolleg*innen mit ins Boot, damit ich alle Aufgaben erledigen kann. Und ich möchte hier einen ganz großen Dank an alle meine Unterstützer*innen richten. Ich habe wirklichen Respekt, wie schnell und professionell Ihr Eure Arbeit macht. Ich könnte das nicht annähernd so wie Ihr!

Der Respekt vor den Leistungen anderer ist der erste Schritt zur Wertschätzung. Es selbst zu wissen reicht aber nicht, sondern das Gegenüber sollte auch wissen, dass Sie die Arbeit und die Person schätzen. Deshalb muss diese Anerkennung auch ausgesprochen werden. Und zwar lieber einmal zu viel als zu wenig.

Haben Sie eine Ahnung, wie vielschichtig das sein kann? Nein? Ein Beispiel: Die Marketingabteilung hat neue Tassen mit dem Unternehmenslogo entworfen. Die Kunden freuen sich über das Werbegeschenk und die Aufmerksamkeit. Natürlich wird auch intern die Tasse fleißig benutzt. Doch die Meinungen über Form, Gestaltung und Material gehen auseinander. Alle werden zum Marketingexperten und haben noch eine Idee, wie es besser sein könnte etc..

Natürlich sind Verbesserungsvorschläge wichtig und richtig – gerade, wenn die Qualität nicht so gut oder der/die Kunde*in die Tassen nicht mag. Aber manchmal denken wir, es sollte einfach anders sein und eigentlich schneller gehen. Was wir nicht sehen? Die Mechanismen, die eigentliche Arbeit und alle Prozesse dahinter, die für die Konzipierung einer solchen Tasse notwendig sind. Also lieber erst mal Interesse zeigen und fragen – Wie bist Du auf das Ergebnis gekommen? Was waren Deine Gedanken? –  als gleich zu kritisieren. Das ist ebenso Wertschätzung. Dabei ist wichtig, dass die positiven Rückmeldungen und Danksagungen nicht zur reinen Floskel werden, sondern ernst gemeint aus dem Bauch heraus entstehen. Auch eine gut durchdachte Kritik mit konkreten Maßnahmen oder Ideen, wie man etwas besser machen könnte, kann Wertschätzung sein – gerade wenn man sich viel Mühe gemacht hat.

 

4.      Transparenz:

Eine ureigenste Aufgabe von Unternehmer*innen und Geschäftsführerteams ist es, über die Richtung zu entscheiden, wo soll es hingehen soll und dabei größtmögliche Transparenz in der Organisation sicherzustellen. Was sind die nächsten Schritte? Was wollen Sie und was nicht? Das sind natürlich keine einsamen Entscheidungen im Hinterzimmer, sondern resultieren aus vielen Gesprächen und Workshops. Doch das Gesamtkonzept gilt es an alle zu kommunizieren, sodass jeder weiß, was ihn erwartet. Das ist selbstverständlich?  Kennen Sie die Flurgespräche, bei denen sich Mitarbeiter*innen sich fragen, was “die da oben” eigentlich wollen? Das kann doch nicht wirklich das sein, was “die da oben” wollen, oder?

Und genau das ist ein Zeichen, dass eben nicht alle wissen, was gewollt ist, wo es hingehen soll und was geplant ist. Es kommt immer noch vor, dass Entscheidungen von der Führung getroffen wurden und die Mitarbeiter*innen wichtige Updates aus der Presse oder vom Lieferanten erfahren. Fakt ist, Informationen gehen leider verloren. Deshalb müssen wichtige Infos vermehrt und über die unterschiedlichsten Kommunikationskanäle wiederholt werden. Und dies über einen längeren Zeitraum, da nicht jeder Mitarbeiter*in durchgehend im Unternehmen ist (Elternzeit, Urlaub, Auslandseinsatz, Sabbatical, …).

 

Transparenz ist aber noch mehr: Es geht auch um jene Offenheit, die zeigt, wer was macht, wie die einzelnen Prozesse zusammenlaufen und wer durch seine Arbeit wie am Gesamtergebnis beiträgt.

So ist die Finanzabteilung häufig jene Abteilung, die mahnt und daran erinnert, sparsamer zu sein, genauer zu arbeiten, zu planen, den Rabatt nicht zu geben und dem Kunden den Kredit nicht zu gewähren. Das nervt oft den Vertrieb, der natürlich gerne seinen Abschluss, möglichst schnell und ohne Rücksprachen, machen möchte.

Doch gerade dieser Blick ist für die Nachhaltigkeit der Finanzen sehr wichtig, damit das Unternehmen in Zukunft auch weiter Geld verdienen kann. Eine gewisse Grundkenntnis der Mitarbeiter*innen über Prozesse und Finanzen des Unternehmens ist deshalb auch im Interesse der Transparenz wichtig. Nur so kann gegenseitiges Verständnis und produktive, konstruktive Zusammenarbeit stattfinden. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter*innen ab und zu in andere Bereiche reinschnuppern und nutzen Sie interne Schulungen, um unterschiedliche Abteilungen zusammenzubringen (dies geht besonders gut bei Schulungen rund um die sozialen Kompetenzen).

Zuletzt heißt Transparenz aber auch, dass jeder über die Ergebnisse Bescheid weiß. Welche Resultate haben wir erzielt? Was hat dazu geführt? Was sollten wir verstärken, beibehalten, verändern und nicht mehr machen? Diese regelmäßige Reflexion ist wichtig, damit das jeweilige Wirken der Mitarbeiter*innen eine Bedeutung bekommt.

Zugespitzt

In Zeiten des Personalmangels erfordern all diese Maßnahmen sehr viel Zeit. Zeit, die jedes Jahr ein noch knapperes Gut wird. Wie soll man das intern alles erreichen? Und dann beginnt man wieder von vorne, wenn wieder mal jemand kündigt und infolgedessen Ersatz gesucht wird. Alles anstrengend, wobei wir uns doch alle so sehr nach Entlastung sehnen. Doch so schlimm wie es auf den ersten Blick aussieht ist es nicht. Viele Themen und Maßnahmen greifen ineinander! Das heißt, man kann in einem Meeting oder Projekt mehrere Themen gemeinsam behandeln.

Wie zum Beispiel die Analyse der eigenen Unternehmenskultur auch ein Teil davon ist, die Kommunikation im Team und den Teamzusammenhalt zu fördern. Die Digitalisierung wird automatisch manche Prozesse auf den Kopf stellen. Es werden Aufgaben wegfallen und neue hinzukommen, sodass eine neue Stellenbeschreibung nicht mehr geschrieben wird, sondern Rollen eingeführt werden können. So bin ich heute in meinem Schlusswort „Zugespitzt“ mal gar nicht zugespitzt, sondern versöhnlich und milde. Aber das ist für viele in der angespannten Lage auch eine Zuspitzung: Alles nicht so schlimm, man muss es nur in kleinen Schritten angehen, während der Berg an Arbeit wächst.

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